16. Определение общих затрат, затрат запуска и как они развиваются с ростом бизнеса

    16

    Цель и задачи урока:

    Ожидаемый результат урока

    Шаблоны, используемые в уроке

     

    Инструменты и сервисы, необходимых для достижения результата урока

    1. Сервис заполнения форм Typeform.com

    Примерное количество времени в минутах/ часах, необходимое для прохождения урока

    (Сумма времени на прохождение разделов, выполнение тестов и заданий)

    Содержание урока

    Напоминаю, в прошлый раз мы обсуждали, что есть 3 основных типа процессов.

    • Это основной процесс или цикл, который включает в себя основные этапы, связанные с маркетингом, когда мы создаем воронку продаж, когда мы осуществляем сами продажи. В процессе производства, обслуживания и закрытия сделки у нас такой цикл происходит.
    • Кроме основного, у нас есть дополнительные процессы (это тоже, как правило, циклы), которые непосредственно деньги не создают в бизнесе, но они выполняют обеспечивающие функции. Мы с вами их перечисляли. Здесь я еще раз их перечислю, поскольку они не рассматриваются. Это процессы управления, закупки, маркетинг, финансы, бухгалтерия, информационное обеспечение, правовое обеспечение, безопасность, транспортное обеспечение, обеспечение связи, интернет, различные вида аренды – помещения, оборудования, программное обеспечение, лицензии, банковское обслуживание, уборка и клининговые услуги, коммунальные платежи. Это база. Естественно, в зависимости от бизнеса, они могут отличаться. Эти процессы непосредственно обеспечивают выполнение основного процесса. Вот основные идеи, которые мы в прошлый раз рассматривали.

    Тезис #1 Когда мы с вами запускаем какой-то бизнес, для того, чтобы это сделать, у нас должно быть какое-то оборудование, т.е., что-то должно было быть закуплено, что-то сделано, что-то настроено, взято в аренду какое-то помещение. У нас должны возникнуть подготовительные процессы, какая-то подготовительная работа проведена. Когда все готово, мы запускаем наш основной бизнес-процесс. Это подготовительный процесс, запуск.

    Таким образом, возникает 3 вида затрат.

    • прямые затраты,
    • общие затраты,
    • подготовительные затраты или затраты запуска проекта.

    Что это такое? Чем они отличаются? Я напоминаю, что прямые затраты возникают только тогда, когда есть какая-то операционная деятельность. Эта деятельность (маркетинг продаж, производство и т.д.), когда сама по себе существует, то и затраты у нас возникают. Прямые затраты мы определяли на прошлом уроке. Что такое общие затраты?

    Тезис #2 Общие затраты – это те затраты, которые существуют всегда, вне зависимости от того, есть у нас какая-то деятельность или никакой деятельности нет. Эти затраты связаны с дополнительными обслуживающими бизнес-процессами.

    Когда мы говорим о десяти видах деятельности (управление, производство и т.д.), то вы делаете затраты по-любому. У вас руководство компании есть. Оно получает зарплату. Производство – какие-то рабочие у вас работают, инженеры. Они могут делать какие-то наладочные операции, какие угодно. Затраты есть. Финансы, бухгалтерия у вас работают. У вас работает информационное обеспечение. Какой-нибудь человек приходит, настраивает вам компьютер. Есть какой-то юрист. И так далее. Эти все процессы, эти все затраты – они существуют вне зависимости от того, насколько вы работаете или не работаете. Связь – вы разговариваете по телефону, интернетом пользуетесь. Классический пример общих затрат – это аренда. Вы арендовали помещение, таким образом, вы купили право находиться там. Чем вы там занимаетесь, никого не интересует. Подразумевается, что вы не сделаете чего-нибудь противозаконного. Арендодателя не интересует, получаете ли вы доход или нет. Когда вы оплачиваете контракт по мобильной связи или по интернету, провайдера не интересует, получаете ли вы доход или нет. Если вам кто-то предоставляет услуги безопасности (инкассатор, охранное агентство), их не интересует, получаете вы доход или нет. Точно так же, когда мы говорим о какой-нибудь компании, которая обеспечивает компьютерное обеспечение. Пусть даже это какой-то сисадмин приходит, компьютер вам налаживает. Бухгалтер, уборщица. Их всех не интересуют ваши доходы и ваша деятельность. Или коммунальные платежи. Вы платите за свет, за тепло и за воду. Они просто поставляют вам услуги, по-любому вы платите деньги и все. Вот ваши коммерческие отношения. Соответственно, у вас возникают общие затраты.

    Тезис #3 Отличие между прямыми и общими затратами заключается в том, что прямые затраты возникают только тогда, когда есть какая-то деятельность (имеется в виду операционная деятельность, т.е., когда происходят продажи, закупки, все, что с этим связано). Общие затраты существуют всегда, вне зависимости от наличия деятельности.

    Что такое подготовительные затраты или затраты запуска? Если мы посмотрим на табличку, где мы анализировали основной бизнес-процесс на примере кафе, обратите внимание, что у нас есть колонка «Оборудование. Для того, чтобы кафе работало, выясняется, что нужен компьютер (и не один), рабочие места для клерков, барная стойка. Помещение мы отсюда убираем, потому что это у нас в аренду идет. Хотя, отремонтировать помещение тоже нужно. Нужны столы, стулья, кухонное оборудование, подносы, скатерти и т.д. Куча всякой ерунды. Кассовый аппарат. Естественно, для других видов бизнеса этот набор может быть другой. У нас есть набор оборудования или какой-то набор вещей, который у нас должен быть для того, чтобы мы могли заниматься каким-то бизнесом.

    Тезис #4 Подготовительные затраты (затраты запуска) – это те затраты, которые мы должны произвести для того, чтобы приобрести какое-то доступное для нас оборудование, без которого мы не можем работать. Хотя, это может быть не только оборудование. Это может быть ремонт помещения. Это может быть строительство завода. Все, что угодно. Это будет зависеть от самого проекта.

    Если мы с вами хотим запускать ракеты, то мы с вами должны построить космодром, как минимум. Если мы хотим запустить какое-нибудь производство, то мы, в любом случае, должны построить это производство для того, чтобы иметь возможность производить. Если мы хотим открыть магазин, то мы должны взять в аренду помещение, мы должны произвести там ремонт, завезти какое-то торговое оборудование и т.д. Если мы хотим учебный центр открыть, то тоже мы арендуем помещение, завозим туда специальное учебное оборудование и т.д. Все это очевидные вещи. Таким образом, у нас возникает третья группа затрат – это подготовительные затраты. Они, как раз, складываются из анализа наших процессов. У нас прямые процессы, когда мы смотрим наше оборудование, которое нам нужно, мы пониманием, что это все стоит сколько-то денег. Сколько-то стоит компьютер, сколько-то стоит рабочее место. К примеру, 500 долларов. Стулья, к примеру, стоят 1000 долларов. Столы, стулья стоят 3000 долларов. На весь ресторан кухонное оборудование – 5000 долларов. Я от потолка цифры беру. Помещение – подразумевается не само помещение, а ремонт, к примеру. Ремонт помещения, допустим, у нас стоит 10 000 долларов. Соответственно, ремонт помещения ресторана у нас будет стоить в сумме 30 000 долларов. Подносы мы на 500 долларов закупаем, скатерти на 500 долларов и т.д. У нас кассовый аппарат 200 баксов будет стоить. Я, просто, не знаю расценок. Терминал принятия карточек – пусть он 100 долларов. У нас происходит подсчет таких затрат. Достаточно элементарно. Когда мы анализируем общие затраты, то для того, чтобы эти общие затраты возникли, эти процессы возникли, нужны какие-то подготовительные мероприятия. Если мы говорим об управлении, нужны рабочие места. Для производства, закупок тоже нужно оборудование. Для маркетинга это тоже могут быть рабочие места. В данном случае под маркетингом подразумевается не затраты на внешнюю рекламу, а оплата сотрудника. Могут быть затраты аренды какой-то там бухгалтерской программы. Информационное обеспечение – мы покупаем какие-нибудь сервера, какие-нибудь лицензии. Правовое обеспечение – это может быть либо рабочее место, либо лицензия на какую-то юридическую программу. Не знаю, как в Казахстане, но в России такие есть программы. Довольно много. Мы ставим комнату для кассира, какая-нибудь броня это может быть. По каждому пункту всегда могут быть определенные затраты, которые должны быть сделаны до того, как начинается какая-то деятельность. Это важный момент.

    Тезис #5 Подготовительные затраты делаются всегда до начала деятельности.

    Анализируем табличку нашего основного процесса, который будет у каждого из вас абсолютно разный, хотя, естественно, бизнесы могут быть примерно одинаковы. Если вы говорите о малом бизнесе, то состав этих общих затрат может быть значительно меньше, чем для какого-то крупного бизнеса. К примеру, управление. Скорее всего, не будет отдельно выделен директор. Собственник, основатель компании, он же будет управлением заниматься. И так далее. Кто-то, кто будет заниматься производством, часто, если это малый бизнес, это 1, 2, 3 человека. Они же все это вместе делают. Структура этих общих затрат все равно не поменяется. Дело в том, что эти процессы – они объективно присутствуют. Мы с вами об этом в прошлый раз говорили. Все эти процессы необходимы для того, чтобы любой проект, любой бизнес мог полноценно функционировать. Что бы вы ни делали, в любом случае, управлять, координировать процессы надо. Надо осуществлять какое-то производство (если вы производите). Если вы производите, вам надо закупать какие-то материалы. Если вы торгуете чем-то, вам надо закупать какой-то товар. И так далее. Бухгалтерия у вас всегда существует. Финансовый учет всегда существует. Информационное обеспечение тоже всегда существует. У вас есть 1, 2, N-нное количество компьютеров, либо принтеры. Все, что угодно, что вы используете. Это ломается. Надо обслуживать, надо эту функцию поддерживать. То же самое с правовым обеспечением. Мы об этом говорили. Поскольку вы вступаете в какие-то правоотношения с клиентами, с поставщиками, с подрядчиками и т.д. Все эти функции, в той или иной степени, будут присутствовать, потому что они обеспечивают полноценную жизнь бизнеса. Как и любого человека.

    Тезис #6 Когда мы анализируем стоимость оборудования, мы некую сумму делаем, плюс работа специфическая, которая должны быть проделана до подготовки, то мы получаем некую сумму затрат подготовительных процессов. Если мы просуммировали все оборудование, все ремонты, все подготовительные затраты, то мы на финише получили ту сумму, которая является фактически подготовительными затратами.

    Мы анализируем 2 таблички – основные процессы и общие затраты. Пример сейчас я вам приведу, чтобы было понятней. Пример того же ресторана возьмем. У него есть 1 управляющий. 3 человека занимаются производством. 1 человек занимается маркетингом. Финансовый учет и бухгалтерия – тоже 1 человек. 1 человек приходящий – информационное обеспечение. 1 юрист. 3 охранника стоит. Один водитель-экспедитор, который закупает, возит продукты. Это что касается людей. Плюс, одна уборщица. Все. Соответственно, мы можем поставить суммы. Я буду опять с потолка брать. Допустим, 1000 чего-нибудь у нас получает управленец. Все основные сотрудники. Производство получает 900. Маркетинг получает 500. Пусть, долларов. Финансы, бухгалтерия получают 700 долларов. Информационное обеспечение – пусть это не регулярно человек приходит, какой-то там специалист приходит периодически, 100 долларов в месяц вы ему платите. Юрист получает 300 баксов в месяц. 3 человека получают по 500 баксов. Всего они получают 1500 долларов. Транспортное обеспечение – 1 водитель, скажем, получает 400 долларов в месяц. Я беру совершенно с потолка цифры, я не знаю. Мы видим, что у нас связь, допустим, стоит 100 долларов в месяц. Интернет – 50 долларов в месяц. Аренда помещения стоит 3000 долларов, аренда оборудования (какое-то мы, допустим, арендуем) – 2000 долларов. Банковское обслуживание – 100 долларов. Уборка – 200. Опять же, с потолка. Вы скорректируете цифры. И аренда программного обеспечения (1С Бухгалтерия или юридическое), вы платите коммунальные платежи – 300. Все. Вы видите, анализируя эту таблицу, точно так же, когда вы суммируете, вы видите месячные общие затраты. Напоминаю, что у нас же есть еще какие-то вещи, которые должны быть сделаны и установлены до того, как у нас все это пустится. У нас есть рабочие места, оборудование и т.д. Мы можем взять, подсчитать примерно какие-то подготовительные затраты. Скажем, у нас рабочие места 1000 долларов, у нас производство – дополнительно мы еще 2000 долларов заплатили. Я сейчас просто поставлю то, что надо было. Маркетинг – у нас просто рабочее место потребовалось. У нас финансы, бухгалтерия – тоже рабочее место. Информационное обеспечение – мы закупали какие-то сервера, лицензии. Они могли дорого стоить. Правовое обеспечение – рабочее место юриста, может быть, не потребуется, потому что мы довольно редко к нему прибегаем. Но там, может быть, какую-нибудь юридическую программу. Пусть, мы 100 долларов за нее заплатили. Безопасность – это может дорого стоить. Это могут быть сейфы, кассовые комнаты, если такое требование. Допустим, 5000 долларов мы заплатили. Транспортное обеспечение – нам нужна машина. Мы купили машину. 6000 долларов пусть стоит, подержанная. Связь – нам ничего не надо. У нас все есть. Интернет есть. Аренда помещения – мы не платим за покупку помещения, мы платим за аренду. Но мы заплатили за ремонт. Поэтому, мы здесь это учитывать не будем. То же самое, за ремонт заплатили. Банковское обслуживание никаких подготовительных операций не требует. Все здесь нормально. Уборка тоже ничего не требует. Аренда программного обеспечения – это аренда. Коммунальные платежи тоже месячные. Это у нас тоже частично подготовительные затраты, которые мы вывели из анализа общих затрат.

    Расчет точки безубыточности

    Что в результате мы с вами получаем в конце концов? У нас есть прямые затраты, есть общие затраты и есть подготовительные. Это дает нам сразу огромное понимание вещей. Зная прямые и общие затраты в месяц, + зная средний чек, мы с вами можем узнать, сколько клиентов должен обслужить бизнес за месяц, чтобы не терпеть убытков. Это количество клиентов называется точка безубыточности и подсчитывается она по формуле:

    Тезис #5 Точка безубыточности = (Общие затраты за месяц + Прямые затраты за месяц)/Средний чек.